Vorsicht beim Beurteilen von Texten im Manuskript

Vielleicht ist es Ihnen beim Schreiben eines Textes auch schon so ergangen.

«Ich kriege das einfach nicht hin. Der Inhalt stimmt. Aber der Text funktioniert nicht so, wie er soll.»

Das ist ärgerlich. Aber kein Grund, sofort den kompletten Text umzuschreiben oder gar zu verwerfen. Manchmal liegt die Unleserlichkeit (oder Ungeschmeidigkeit) eines Satzes schlicht an der Art, wie er dargestellt wird.

Kurze Sätze lesen wir nicht Wort für Wort. Wir erfassen sie als Ganzes. Im Idealfall.

Schreiben wir nun unseren Text ohne Gestaltung und Formatierung einfach mal als Fliesstext hin – so wie man das im Manuskript normalerweise tut – entstehen oft unschöne Umbrüche. Zeilen werden in 9 Punkt so lang, dass wir sie nicht sofort erfassen können. Sätze, und damit der Lesefluss, werden an ungeeigneten Stellen unterbrochen. Dies alles kann dazu führen, dass uns unser eigener Text als unleserlich erscheint.

Ein einfacher Trick: Arbeiten Sie schon im Manuskript mit gezielten Umbrüchen.

Ein Beispiel für einen Textblock, der gelesen werden muss.

Ein Beispiel für einen Textblock, der gelesen werden muss.

Der selbe Text mit Umbruch an der richtigen Stelle.

Der selbe Text mit Umbruch an der richtigen Stelle.

Schon ein einzelner Umbruch kann den Inhalt besser und schneller zugänglich machen. Lassen Sie sich also nicht ärgern. Spielen Sie mit der Formatierung. Fügen Sie Umbrüche dort ein, wo es Ihnen sinnvoll scheint. Oft reicht das schon, dem richtigen Inhalt auch die richtige Aussage mitzugeben.

Ich wünsche Ihnen viel Spass beim Schreiben.

Wie schreibt man eigentlich einen Beschwerdebrief?

Der Fahrstuhl ist alle paar Monate für mehrere Tage ausser Betrieb, das Internet fällt dauernd aus, das kürzlich gekaufte Produkt weist Mängel auf.

Wir waren wohl alle schon einmal mit einem Problem konfrontiert, das wir ohne grösseren Ärger mit einem einfachen Brief regeln wollten.

Doch wie setzt man eigentlich einen Beschwerdebrief auf?

Ich möchte heute einige grundlegende Tipps mit Ihnen teilen. Keine Weisheiten, aber doch einige hilfreiche Hinweise, wie man ein solches Schreiben mit wenig Mehraufwand wirkungsvoller gestalten kann.

I: Sie wollen etwas vom Empfänger Ihres Schreibens

Der wohl wichtigste Punkt: Was auch immer Ihr Anliegen ist, es ist Ihr Problem. Es liegt in Ihrem Interesse, dass der Adressat Ihr Problem mindestens wohlwollend prüft. Machen Sie es ihm also so einfach wie möglich, Ihr Anliegen und Ihren Lösungsvorschlag zu verstehen.

II: Sammeln Sie Ihre Gedanken

Überlegen Sie sich, welches Problem Sie genau gelöst haben wollen. Machen Sie sich auch Gedanken dazu, wie es am besten gelöst werden könnte. Notieren Sie sich Ihre Gedanken, damit Sie später damit arbeiten können.

III: Informieren Sie sich über Ihre Rechte

Nachdem Sie nun wissen, wie Ihre konkrete Forderung aussieht, informieren Sie sich, ob es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. Im Internet wird man normalerweise schnell fündig. Zur Not fragen Sie bei einem Anwalt, dem Mieterschutz etc. nach. Das hilft Ihnen einerseits, keine Zeit mit einem aussichtslosen Unterfangen zu verschwenden. Andererseits zeigen Sie dem Empfänger damit, dass Sie auch ihm nicht mit ungerechtfertigten Forderungen seine Zeit stehlen wollen.

IV: Seien Sie freundlich und verständnisvoll

Bevor Sie zu schreiben beginnen, bedenken Sie: Auch auf der anderen Seite des Briefes sitzt ein Mensch. Mit guten und schlechten Tagen. Seien Sie freundlich. Bleiben Sie sachlich. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen. Wählen Sie Ihre Worte mit Bedacht. Schon ein einzelnes Wort kann darüber entscheiden, ob und wann man sich ernsthaft mit Ihrem Problem auseinandersetzen will.

Und ja. Man kann es mit der Höflichkeit auch übertreiben. Suchen Sie einen sachlichen Mittelweg in freundlichem Ton.

V: Formulieren Sie strukturiert und verständlich

Machen Sie es dem Empfänger einfach, Sie und Ihr Anliegen zu verstehen. Verwenden Sie Ihre Notizen und bringen Sie einen möglichst logischen Ablauf in Ihren Brief. Arbeiten Sie wenn möglich mit Titeln und Untertiteln, um Ihren Brief auch optisch übersichtlicher zu gestalten.

  • Beginnen Sie mit der Anrede.
  • Beziehen Sie sich (falls Sie damit auf ein Schreiben reagieren) auf dieses.
  • Beginnen Sie den Inhalt Ihres Briefes positiv. Bringen Sie z.B. zum Ausdruck, dass Sie bisher immer zufrieden waren.
  • Erklären Sie in kurzen Sätzen, welches Problem Sie bewegt und nennen Sie allenfalls die Gründe dafür.
  • Nennen Sie bei länger bestehenden Mängeln ruhig auch Daten (seit 04.02.2020)
  • Legen Sie dar, in welcher Form Sie sich eine Lösung vorstellen könnten.
  • Setzen Sie eine Frist, bis wann diese Ihrer Meinung umgesetzt sein sollte oder bis wann Sie eine Antwort erwarten.
  • Zeigen Sie sich kooperativ. Bieten Sie an, bei Fragen oder Unklarheiten auch telefonisch oder persönlich zur Verfügung zu stehen.
  • Lassen Sie in einem abschliessenden Satz Ihre Zuversicht durchscheinen, dass eine Lösung bald umgesetzt werden wird.

VI: Überarbeiten Sie den Text noch einmal

Nachdem die Fakten niedergeschrieben sind, liest sich der Text eventuell noch nicht so flüssig, dass er schon nach dem ersten Durchlesen komplett verstanden wird. Nehmen Sie sich deshalb unbedingt auch die Zeit, Ihren Brief noch einmal umzuschreiben. Bilden Sie kurze Sätze. Fassen sie mehrfach vorhandene Aussagen in einen Satz zusammen. Löschen Sie, was zum Verständnis der Sachlage nicht zwingend erforderlich ist. (Auch wenn es natürlich immer schwer fällt, eigene Sätze komplett zu löschen.)

VII: Schlafen Sie eine Nacht drüber

Sind Sie nach mehrmaligen Durchlesen der Meinung, das Optimum erreicht zu haben, legen Sie den Brief beiseite und schlafen Sie noch einmal drüber.

Lesen Sie Ihn am nächsten Morgen noch einmal durch und stellen Sie sich vor, Sie hätten ihn soeben von jemandem erhalten, der diese Forderungen an Sie stellt.

Ist der Brief freundlich, sachlich, logisch und verständlich? Könnten Sie sich vorstellen, dem Ihnen möglicherweise unbekannten Verfasser bei seinem Problem zu helfen?

Dann raus damit. Viel Glück bei der raschen Umsetzung Ihres Anliegens.